De laatste stap alvorens je kan beginnen met je bijberoep, is je BTW nummer laten activeren. Dit kan via het ondernemingsloket, tegen betaling. Of je kan dit ook eenvoudig zelf doen door een bezoek te brengen aan je plaatselijk BTW kantoor of ze een brief te sturen met de vraag tot activatie.

Als kleine zelfstandige in bijberoep ben je verplicht om je te identificeren bij de BTW controle. Vervolgens zal je ook elk kwartaal een BTW aangifte moeten doen.

BTW nummer aanvragen

Voor de activatie moet je het formulier 604 A invullen. Je kan dit formulier en een verklarende nota vinden op de site van FOD Financiën (open de link en zoek op "604A").

De belangrijkste vraag die je zal moeten beantwoorden, is welke BTW regeling je wenst te gebruiken. Voor een zelfstandige in bijberoep zijn er eigenlijk maar 2 opties (tenzij in specifieke gevallen, maar dan zal je dit waarschijnlijk zelf wel al weten):

  1. Normale BTW-regeling met indiening van kwartaalaangiften: Met deze regeling moet je elke 3 maand een BTW aangifte indienen. Je omzet mag niet te groter zijn dan 1 miljoen Euro en je moet in principe ook voorschotten betalen (maar deze vervallen natuurlijk als je geen BTW verschuldigd bent). De details vind je in de verklarende nota op pagina 13. Dit is de keuze van de meeste kleine zelfstandigen.
  2. Vrijstellingsregeling van belasting: Indien je omzet lager dan €5580 per jaar is, kan je opteren voor een vrijstelling. Dit betekent dat je geen BTW moet aanrekenen aan je klanten, maar je kan ook geen BTW terugvorderen van aankopen die jij doet. Dit laatste maakt deze optie vrij onaantrekkelijk. Alvorens deze optie te kiezen, weeg je best af hoeveel BTW je ongeveer zal aanrekenen aan je klanten (die moet je betalen) en hoeveel je zal kunnen terugvorderen via onkosten.

Het ingevulde formulier moet vervolgens bij het bevoegde BTW controle kantoor ingediend worden. Je vraagt best aan het ondernemingsloket welk kantoor dit is. Je kan dit ook online opzoeken op de "wegwijzer doorheen de fiscale diensten".

Ondanks de naamgeving, is deze site niet echt gebruiksvriendelijk. Om het kantoor dat voor jou bevoegd is te vinden:

  • ga je naar de zoekoptie "Bevoegdheden",
  • daar kies je "AOIF (administratie van ondernemings- en inkomensfiscaliteit".
  • Vervolgens kies je als titel "Aangifte van aanvang, wijziging of stopzetting werkzaamheid (BTW)"
  • Nu kan je zoeken op postcode en vervolgens op straat.
  • Na nog eens doorclicken op je straatnaam krijg je het bevoegde kantoor te zien.

Na enkele dagen zal je per brief een bevestiging ontvangen van de inschrijving, alsook de correcte schrijfwijze van je BTW identificatienummer.

Elektronisch indienen van de BTW aangifte

Als je niet opteerde voor de vrijstellingsregeling, zal je vanaf nu elke 3 maand een BTW aangifte moeten doen. Dit moet steeds voor de 20e van de maand die volgt op het kwartaal waarover de aangifte gaat. Dus voor 20 januari dien je een aangifte te doen van oktober/november/december van het vorige jaar.

Deze aangifte moet elektronisch gebeuren. Je kan best zo snel mogelijk testen of je geen technische problemen hebt, want er kan nogal wat mislopen. Hiervoor kan je je aanmelden op een testomgeving.

Het centrale punt waarlangs je inlogt is Intervat.

Je zal onmiddellijk zien dat er 2 manieren zijn om in te loggen:

  • Authenticatie via certificaat: Dit is enkel van belang wanneer je via een derde partij werkt om je zaak te voeren. Bv een boekhouder die de Isabel software gebruikt. Ben je een gebruiker van FCTR.be, dan is deze optie niet voor jou.
  • Authenticatie via elektronische identiteitskaart: Bij deze optie maak je gebruik van een kaartlezer, je identiteitskaart en de pincode van je identiteitskaart.

Het is deze laatste mogelijkheid die de meeste bijberoepers zullen gebruiken. Het installeren van de kaartlezer en software durft nogal eens mislopen. Begin dus zeker niet aan je eerste BTW aangifte op de laatste dag! Binnenkort komt er op deze site ook een klein stappenplan met meer uitleg over de installatie en configuratie van je kaartlezer en de bijhorende software.

Voer je al je aan- en verkopen in via FCTR.be, dan kan je volledig automatisch de BTW aangifte laten berekenen. Je moet zelf enkel nog eens de getallen controleren en dan kan je deze overtypen in je online aangifte.